VeriFactu según tu caso: autónomo, sociedad y facturación

Seas autónomo o sociedad, VeriFactu te afecta si expides facturas con un programa, salvo los casos que quedan fuera (como el SII o el domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra); lo que cambia es la fecha. Si haces las facturas a mano, o con Excel o Word solo para hacerlas, no te afecta. Abajo va cada caso según la Agencia Tributaria y el BOE (revisión del 16 de septiembre de 2026).

Si aún no sabes qué es VeriFactu, empieza por nuestro artículo general sobre VeriFactu. Esto es información general basada en fuentes oficiales, no asesoramiento fiscal: para tu caso concreto, la referencia es tu asesoría o gestoría.

Resumen rápido por casos

Tu caso	¿Te afecta?	Qué revisar
Autónomo con programa de facturación	Sí	Declaración del fabricante y versión
Sociedad con programa de facturación	Sí	Lo mismo, con fecha anterior
Excel o Word solo para hacer facturas	No	Que no genere libros registro
Facturas a mano o con talonario	No	No mezclar con un programa
Ya tienes un sistema adaptado	Sí	Versión, actualizaciones y modalidad
Varias herramientas o sistemas	Sí, si emiten facturas	Qué sistema emite cada factura
La gestoría emite tus facturas	Depende	Si las emite con programa
Régimen simplificado o recargo	No, en general	Si facturas con programa, sí
SII o País Vasco o Navarra	No	Que sigues en ese caso

Sobre las fechas: si tributas por el Impuesto sobre Sociedades, hay que estar adaptado antes del 1 de enero de 2027; si no, antes del 1 de julio de 2027. Las fijó el Real Decreto-ley 15/2025, que el Ministerio de Hacienda presentó como un aplazamiento de un año. Ese decreto se tramita también como proyecto de ley en el Congreso, así que las fechas podrían cambiar; a mediados de septiembre de 2026 seguían siendo esas.

Autónomo o sociedad: qué cambia de verdad

La norma y la Agencia Tributaria solo distinguen a autónomos y sociedades por la fecha. No hemos encontrado ninguna diferencia en la modalidad, en la conservación de los registros ni en el resto de obligaciones.

En el caso de las sociedades, la Agencia Tributaria indica que afecta a todos los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, “sin hacer distinción en función del tipo de actividad”.

Si eres autónomo con varias actividades, según la Agencia Tributaria necesitas un sistema adaptado “para todas las actividades económicas respecto de las cuales deban emitir factura”. No basta con tener adaptada solo una de ellas.

Las comunidades de bienes están en el grupo de entidades en régimen de atribución de rentas, así que les corresponde la fecha de julio de 2027. No hay una pregunta frecuente específica sobre ellas; si tienes una, conviene comprobar tu caso con tu asesoría.

Hasta esas fechas hay un periodo de pruebas. Según la Agencia Tributaria, se puede probar un sistema en modalidad VERI*FACTU, dejar de enviar registros de prueba y facturar con otros sistemas, incluso antiguos sin adaptar, mientras no exista la obligación.

Si facturas con un programa de facturación

Aquí no hay diferencia entre autónomo y sociedad, salvo la fecha. Si expides facturas con un programa, una aplicación o un desarrollo propio, te afecta. También si usas la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria.

Qué revisar:

Que el fabricante tenga su declaración responsable. Es el documento en el que declara que el programa cumple. Debe estar accesible dentro del programa y también fuera, para que puedas verla en cualquier momento, incluso antes de comprarlo.
Que tu versión esté cubierta. Para la Agencia Tributaria, cada versión del programa, “por pequeña variación que introduzca”, es un producto distinto que el fabricante debe certificar. Si sustituyes o actualizas versiones, conserva los certificados de las anteriores.
Que instalas las actualizaciones. Si el fabricante ofrece la adaptación y el cliente no quiere adaptar su sistema, el fabricante queda exento de responsabilidad y responde el cliente.
Qué pasa con el programa antiguo. Se puede conservar “si y solo si se puede acreditar que con él ya no se pueden expedir facturas”.

Si preparas las facturas con Excel, Word o a mano

Si usas Excel o Word exclusivamente para introducir los datos, expedir e imprimir las facturas y conservar la información, el reglamento no te afecta. Si además los usas para procesar esa información y generar directamente los libros registro, la contabilidad u otros resultados para obligaciones tributarias, sí.

El ejemplo de la propia Agencia Tributaria: un Excel con listados de facturas y sumas, no; una macro que genera el libro registro de facturas expedidas, sí. La Agencia añade que podrá verificar cada caso según las capacidades y herramientas que se usen.

Queda una zona gris: las plantillas con numeración automática u otras automatizaciones distintas de la macro del ejemplo no tienen una respuesta oficial concreta. Si es tu caso, conviene comprobarlo con tu asesoría.

Las facturas hechas a mano o con talonario no se ven afectadas.

Con carácter general, no se puede mezclar, es decir, emitir parte de las facturas con un sistema informático y parte a mano. La Agencia Tributaria recoge una excepción: quien no usa ningún sistema informático de facturación pero está obligado a emitir facturas electrónicas a una Administración y lo hace con el programa gratuito MiFacturae. Esa excepción no vale para facturas generadas con un sistema de facturación.

Si ya usas un sistema adaptado

Aunque tu proveedor diga que su programa está adaptado, revisa cuatro cosas: que la declaración responsable esté accesible y cubra tu versión, que instales las actualizaciones, que conserves los certificados de las versiones que sustituyas y qué modalidad eliges.

La modalidad la eliges tú. Hay dos: VERI*FACTU, en la que el sistema envía los registros a la Agencia Tributaria, y no VERI*FACTU, en la que los registros se guardan en el sistema con requisitos adicionales.

Si empiezas el año en no VERI*FACTU, en cualquier momento puedes cambiar a VERI*FACTU. Desde entonces tienes que seguir en esa modalidad al menos hasta el final del año natural en que se haya hecho el primer envío. No hay que comunicarlo en ninguna declaración censal.

El paso contrario, de VERI*FACTU a no VERI*FACTU, no está descrito de forma explícita; si te lo planteas, consúltalo con tu asesoría. Durante el periodo de pruebas, usar VERI*FACTU no obliga a seguir en esa modalidad hasta fin de año.

En VERI*FACTU, el envío a la Agencia Tributaria debe hacerse de forma inmediata, y la fecha de expedición de la factura debe coincidir con la de generación del registro. Si falla la conexión, la Agencia Tributaria dice que la facturación no debe interrumpirse: el sistema reintenta el envío periódicamente marcando la incidencia, y “no hay establecido un plazo máximo fijo”.

Si trabajas con varias herramientas que no están conectadas

Puede pasar si tienes varios centros de trabajo o una línea de negocio con su propio programa. La Agencia Tributaria lo admite: “Es lícito disponer de varios SIF [sistemas informáticos de facturación], especialmente cuando las necesidades empresariales así lo justifiquen”, por ejemplo centros no interconectados o líneas de producto diferenciadas.

Incluso se puede tener uno en modalidad VERI*FACTU y otro en no VERI*FACTU, pero cada sistema no puede intercalar operaciones en la otra modalidad. La Agencia añade que no es la opción preferible, y que parte de las ventajas de VERI*FACTU solo se aplican a quien tiene todas sus operaciones en esa modalidad.

Cada sistema lleva su propia cadena de registros: cada factura deja un registro enganchado al anterior, como una lista que no se puede reordenar. Si un programa tiene varios módulos conectados que emiten facturas, todos los registros van en una única cadena, sea cual sea la serie; si los módulos no están conectados, pueden considerarse sistemas diferentes.

Lo que no cabe es acumular las facturas de un punto desconectado y volcarlas al final del día. En palabras de la Agencia Tributaria, “no cabe esa remisión en diferido”.

Las herramientas que no emiten facturas quedan fuera, porque el reglamento solo afecta a las facturas: la Agencia Tributaria menciona expresamente, por ejemplo, que los albaranes no llevan código QR, aunque no cita los presupuestos. Eso sí, si las proformas u otros documentos previos salen del mismo sistema que las facturas, deben quedar vinculados a él.

Si dejas de usar un sistema en modalidad no VERI*FACTU, sigues siendo responsable de conservar sus registros durante el plazo que corresponda. La Agencia Tributaria considera muy recomendable exportarlos.

Repartir la facturación entre varias herramientas obliga a tener claro qué sistema emite qué facturas, y sumar programas no siempre reduce el trabajo administrativo.

Si necesitas cambiar tu forma de facturar

Se puede delegar la expedición material de las facturas en un tercero, por ejemplo la gestoría, o en el propio cliente (lo que se conoce como autofacturación). Pero eso no quita la responsabilidad a quien está obligado a facturar.

Si la gestoría emite tus facturas con un sistema informático, estás sujeto al reglamento. Si tú facturas a mano, o con un Word o Excel que no cuente como sistema de facturación, y luego entregas las facturas a la gestoría, no te afecta.

En la autofacturación es tu cliente quien expide la factura y genera el registro (y, en VERI*FACTU, lo envía).

Si un tercero o el cliente envía los registros en tu nombre, tiene que estar apoderado, con el apoderamiento inscrito en el registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria. Existe también la vía de la colaboración social para gestorías y empresas de software.

Cuando una gestoría lleva a varios clientes en el mismo programa, mantiene una cadena de registros independiente para cada uno, y cada cliente puede elegir su modalidad.

Sobre las correcciones: una factura emitida por error se anula con un registro de anulación, y la nueva lleva otro número o fecha; el número anulado se mantiene en la serie. Las rectificativas van con su serie específica. Un registro ya emitido no se altera: se corrige con uno nuevo.

Otros casos que conviene conocer

Régimen simplificado de IVA y recargo de equivalencia. Según la Agencia Tributaria, no con carácter general, porque en general no están obligados a expedir factura. Pero si expiden facturas con un sistema informático (por ejemplo, cuando el cliente es un empresario, un profesional o una Administración), sí les afecta.

Estimación directa en IRPF. El reglamento se aplica con independencia del régimen de IVA. Para quien está en módulos (estimación objetiva) en IRPF no hay una pregunta frecuente específica, así que no hay una respuesta oficial cerrada.

Basta con una factura. Si en algún momento expides alguna factura con un sistema informático, te afecta, aunque sea la única.

Quién queda fuera. Quienes llevan los libros de IVA por el SII y quienes tienen su domicilio fiscal en el País Vasco o en Navarra.

Lo que no hemos encontrado. No hay respuesta específica en las preguntas frecuentes para quien empieza la actividad a mitad de año, para el autónomo societario o administrador, ni para quien factura desde el móvil. Si es tu caso, consúltalo con tu asesoría.

Qué hacer ahora

En lo fiscal y jurídico, comprueba tu situación con tu asesoría o gestoría: tu régimen de IVA, si estás en módulos, qué fecha te corresponde o si delegas las facturas en alguien. Y revisa de vez en cuando la web de la Agencia Tributaria, porque las fechas pueden cambiar mientras la norma siga en tramitación.

En lo tecnológico, revisa qué herramientas y procesos usas para facturar: qué programa emite cada factura, si mezclas medios (programa, Excel, a mano), de dónde salen tus presupuestos y proformas, y qué pasaría con los registros si cambias de programa. Si hay que tocar algo, se puede digitalizar el negocio por partes.

ARKYROS no es asesoría ni gestoría. Sí podemos ayudarte en la parte tecnológica cuando te toque adaptarte: revisar contigo qué herramientas usas, cómo se conectan y cómo ordenar el proceso de facturación, contando con tu asesoría para lo fiscal. Puedes ver cómo enfocamos la facturación y VeriFactu o empezar por un diagnóstico gratuito.

Fuentes oficiales

Última revisión: 16 de septiembre de 2026.

VeriFactu según tu caso: autónomo, sociedad y tipo de facturación